Mana Paling Irit? Hitung Hitungan Biaya Print Sendiri di Kantor vs ke Tempat Fotocopy vs Sewa Printer MPS

Pernah Nggak Sih, Lo Mikir: “Sebenernya Lebih Irit yang Mana Ya?”

Jujur aja, hampir setiap kantor pernah ngalamin dilema ini. Di satu sisi, punya printer sendiri keliatannya praktis. Tapi tiap kali beli toner, boncosnya bukan main. Di sisi lain, bawa dokumen ke tempat fotocopy rasanya repot, apalagi kalau dokumennya banyak dan buru-buru. Terus ada opsi ketiga yang sekarang makin populer: sewa printer dengan sistem Managed Print Services (MPS) kayak yang ditawarin Newton. Katanya sih lebih irit. Tapi beneran nggak sih?

Nah, di artikel ini gue bakal ajak lo hitung-hitungan langsung. Bukan pakai kira-kira, tapi pakai angka real yang gue kumpulin dari pengalaman di lapangan.

Opsi #1: Print Sendiri di Kantor (Beli Printer)

Ini yang paling sering dilakukan kantor kecil sampe menengah. Tapi pernah nggak lo sadar, biaya “print sendiri” ini nggak cuma harga printernya aja?

Gue kasih contoh printer laser hitam putih entry-level kayak Canon LBP6030 atau HP LaserJet M203dw (Rp 1,5 – 2,5 juta). Rincian biaya per bulannya:

• Toner: Rp 500-700 rb per cartridge, tahan ~1.200 lembar. Biaya per lembar: Rp 400-500.
• Drum unit: Ganti tiap 10.000 lembar, Rp 800-1.200 rb. Biaya per lembar: Rp 80-100.
• Kertas: 1 rim (500 lbr) Rp 50-60 rb. Biaya per lembar: Rp 100-120.
• Listrik & service: Per bulan sekitar Rp 50-100 rb.

Kalau kantor lo print rata-rata 1.000 lembar per bulan, dalam setahun lo bakal keluar uang sekitar:

Itu baru hitung-hitungan kasar. Belum lagi kalau printer rusak, lo harus bayar teknisi 200-500 rb sekali panggil.

Opsi #2: Print di Tempat Fotocopy

Alternatif kedua: bawa file ke tempat fotocopy. Buat kantor yang volume kecil, ini bisa jadi pilihan. Tapi kalau udah gede volumenya, mulai kerasa repotnya.

• Fotocopy/print hitam putih: Rp 100 – 200 per lembar
• Ongkos kirim: 20-50 rb per pengiriman
• Waktu & tenaga: Bolak-balik ke tempat fotocopy, ngantri, nunggu

Pakai skenario yang sama: 1.000 lembar per bulan, hitam putih, harga Rp 150/lembar (termasuk kertas).

Secara nominal lebih murah daripada print sendiri. Tapi cobain bayangin: lo lagi rapat dadu, butuh 50 lembar dokumen dalam 10 menit. Mau nelpon tempat fotocopy, nunggu 30 menit? Atau tinggal pencet tombol print di meja lo?

Opsi #3: Sewa Printer dengan Sistem MPS (Managed Print Services)

Nah, ini yang makin banyak dilirik perusahaan sekarang. Alih-alih beli printer, lo sewa printer sekaligus dengan layanan lengkap: toner, maintenance, teknisi. Semua udah include dalam satu harga per lembar (cost per print / CPP). Di Newton, paket MPS untuk printer hitam putih mulai dari Rp 150 – 300 per lembar (all-in). Bahkan ada paket yang printernya gratis dipinjamkan — lo nggak perlu keluar modal awal sama sekali.

Dan yang paling penting: lo nggak perlu pusing mikirin toner abis, printer rusak, atau teknisi ke mana-mana. Kalau ada masalah, tinggal telepon Newton, teknisi dateng.

Perbandingan Langsung: Tiga Opsi

Faktor Lain yang Sering Dilupain

Gue pengen cerita. Beberapa bulan lalu, gue ngobrol sama owner startup di Jakarta. Kantornya cuma 15 orang, punya 3 printer. Satu rusak, satu toner abis, satu lagi jarang dipake. Akhirnya? Karyawan print di rumah, minta reimburse. Per bulan tembus 2-3 juta. Gila kan?

Yang sering nggak dihitung:

• Printer nganggur tapi tetep nyusut — mesin yang nggak dipake nilainya tetap turun.
• Printer rusak pas deadline — ini paling bikin stress, dokumen penting molor.
• Karyawan print sembarangan — print warna buat dokumen internal, tanpa aturan biaya bisa membengkak 2-3x lipat.
• Beli toner palsu — banyak kantor nggak sadar beli toner KW, hasilnya jelek, bisa ngerusak printer.

Dengan MPS, semua itu dihandle. Newton bisa pasang print management software yang ngatur siapa aja yang boleh print warna, berapa batas maksimal print per karyawan, bahkan tracking siapa paling boros. Transparan, nggak ada lagi tebak-tebakan biaya.

Gimana Cara Mulainya?

Kalau lo baca sampe sini dan mulai mikir, “Berarti selama ini kantor gue boros dong?” — tenang, lo nggak sendirian. Banyak perusahaan baru sadar setelah mereka beneran ngitung.

Nah, kabar baiknya, Newton punya assessment gratis buat kantor lo. Mereka bakal audit total: berapa banyak printer lo, berapa volume per bulan, berapa biaya yang udah keluar, dan kasih rekomendasi solusi paling pas. Nggak ada kewajiban, nggak ada biaya. Lo tinggal duduk manis, mereka yang kerja.

Caranya gampang banget:

1. Telepon atau WhatsApp 087 888 090 900
2. Bilang “Mau assessment gratis”
3. Tim Newton bakal dateng ke kantor lo
4. Dapet laporan lengkap + rekomendasi

Nggak ada ruginya coba gratis. Paling nggak lo jadi tau posisi keuangan kantor lo di bagian printing. Siapa tau ternyata lo bisa hemat 40-60% per tahun. Itu lumayan, bisa buat bonus karyawan atau modal ekspansi.

Yuk, benerin sistem printing kantor lo sekarang juga. Hubungi Newton di 087 888 090 900!

📌 Artikel Terkait

• Tips Memilih Laptop untuk Bisnis dan Kreator Konten: Panduan 2025
• Membuka Lapisan Biaya Print yang Selama Ini Dianggap Wajar
• Printer lambat mencetak? Ternyata inilah penyebabnya
• Peran Printer Dalam Transformasi Digital di Era Modern
• Apa Itu Cost Control Dalam Operasional Kantor

📌 Artikel Terkait

• Biaya Tersembunyi Printer Kantor yang Bikin Anggaran Membengkak
• Printer Hemat Tinta untuk Kantor dan Bisnis: Mana yang Cocok?
• Keuntungan Sewa Mesin Fotocopy Dibanding Membeli Sendiri
• Nyesel Baru Tahu! 5 Mitos Printer Kantor yang Bikin Budget Boncos (Nomor 4 Paling Bahaya)

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ)

Sumber & Referensi

• Statista — Data biaya cetak bisnis
• HP Indonesia — Halaman dukungan & driver printer