Kantor Cuma 30 Orang Tapi Punya 8 Printer? Ini Cara Hitung Jumlah Printer Ideal Biar Nggak Boros

Beberapa waktu lalu saya mampir ke kantor teman di daerah Kuningan. Perusahaannya bergerak di bidang logistik, karyawan sekitar 30 orang. Begitu masuk, saya lihat ada printer di meja resepsionis. Di ruang HR ada satu lagi. Di bagian finance juga ada. Di ruang meeting ada printer kecil. Di pojok dekat pantry… ada lagi. Total? 8 printer untuk 30 orang.

Saya tanya ke teman saya, “Lo sadar nggak sih kantor lo punya 8 printer?” Dia cuma ketawa, “Ya biarin aja, kan biar praktis.”

Oke, praktis. Tapi coba kita hitung bareng-bareng berapa biaya yang sebenarnya keluar dari 8 printer itu.

Realita di Lapangan: Banyak Kantor Nggak Sadar Mereka Kebanyakan Printer

Cerita teman saya tadi bukan kasus langka. Dari pengalaman tim kami di Newton melakukan audit printer ke ratusan klien korporat, mayoritas kantor di Indonesia punya terlalu banyak printer dibanding jumlah karyawannya. Rata-rata? 1 printer untuk setiap 8-10 karyawan. Padahal idealnya, 1 printer multifungsi (print, scan, fotocopy) bisa melayani 15-25 orang dengan nyaman.

Masalahnya bukan cuma jumlah. Tapi setiap printer itu:

• Punya cartridge/toner sendiri yang harus diisi ulang
• Punya jadwal maintenance sendiri
• Makan listrik sendiri (printer laser bisa 300-500 watt saat aktif)
• Bikin stok kertas tersebar, susah dikontrol
• Bikin karyawan print semaunya karena nggak terpantau

Nah, mari kita bongkar satu per satu.

Cara Gampang Hitung Jumlah Printer yang Ideal untuk Kantor Anda

Rumusnya nggak rumit. Tapi bukan cuma soal jumlah karyawan. Ada 4 faktor utama yang harus dihitung:

1. Volume Cetak Bulanan

Ini yang paling penting. Cek: rata-rata sebulan kantor Anda cetak berapa lembar? Kalau nggak tahu, coba cek histori pembelian kertas 3 bulan terakhir. Satu rim itu 500 lembar. Kalau sebulan habis 10 rim, berarti volume cetak sekitar 5.000 lembar.

Nah, 1 printer multifungsi kelas menengah (kayak yang biasa kami sewakan di Newton) bisa handle 2.000 – 5.000 lembar per bulan dengan nyaman tanpa ngadat. Jadi kalau volume Anda 5.000 lembar, 1-2 printer aja sebenarnya cukup.

2. Jumlah Karyawan yang Aktif Mencetak

Nggak semua karyawan butuh print. Tim sales mungkin lebih banyak di lapangan. Developer mungkin hampir nggak pernah print. Jadi hitung jumlah karyawan yang aktif mencetak setiap hari, bukan total headcount.

Rasio ideal: 1 printer untuk 15-25 pengguna aktif.

3. Jenis Dokumen yang Dicetak

Kalau kantor Anda banyak cetak kontrak, invoice, atau dokumen hukum yang butuh kualitas tinggi, Anda mungkin butuh printer yang lebih serius. Tapi tetap: 1 printer bagus bisa handle semua itu. Nggak perlu 3 printer “bagus” yang underutilized.

4. Layout dan Jumlah Lantai

Kalau kantor Anda 2 lantai, wajar punya minimal 1 printer per lantai. Tapi 1 per lantai, bukan 3-4 per lantai. Kecuali luas banget (di atas 1.000 m² per lantai), baru pertimbangkan 2 printer per lantai.

Studi Kasus: Perbandingan Biaya 8 Printer vs 2 Printer

Balik ke cerita kantor teman saya tadi. Mari kita hitung kasar biaya tahunan skenario 8 printer vs 2 printer:

Selisihnya? Rp 23,7 juta per tahun. Itu baru dari sisi biaya langsung. Belum termasuk produktivitas yang hilang karena printer error, nunggu giliran, atau nyari kertas yang habis di satu printer tapi masih banyak di printer lain.

Angka di atas berdasarkan asumsi listrik Rp 1.500/kWh, printer menyala 8 jam sehari, dan volume cetak total 5.000 lembar/bulan. Di kantor dengan volume lebih tinggi, selisihnya bisa jauh lebih besar.

Kenapa Kantor Bisa Sampai Punya Printer Terlalu Banyak?

Dari observasi kami, ada 3 penyebab utama:

1. “Biar praktis” syndrome. Ini yang paling sering. Satu divisi merasa butuh printer sendiri. Padahal jalan 10 meter ke printer bersama nggak akan bikin dunia kiamat.

2. Printer lama nggak dibuang. Beli printer baru, yang lama masih “lumayan bisa dipakai”, akhirnya numpuk. Printer yang udah 5 tahun biasanya boros toner, lambat, dan sering error. Tapi tetap dicolok karena sayang.

3. Nggak ada yang ngurusin. Tanpa satu orang yang bertanggung jawab atas seluruh infrastruktur cetak, setiap divisi beli printer sendiri-sendiri. Hasilnya? Chaos.

Langkah Praktis Merampingkan Printer Kantor

Nggak perlu langsung jual semua printer besok. Mulai dari 3 langkah ini:

Langkah 1: Audit. Catat semua printer yang ada, merk, tipe, usia, dan estimasi biaya operasional bulanan. Kalau bingung mulai dari mana, tim Newton bisa bantu audit gratis.

Langkah 2: Konsolidasi. Pilih 2-3 printer multifungsi yang paling efisien untuk jadi tulang punggung. Tempatkan di lokasi strategis yang gampang dijangkau semua orang.

Langkah 3: Monitoring. Pasang sistem tracking biar tahu siapa cetak apa, berapa banyak. Ini bukan untuk “mata-matai” karyawan, tapi untuk kontrol anggaran. Percaya deh, begitu karyawan tahu print-an mereka ke-track, konsumsi kertas bisa turun 20-30% dengan sendirinya.

Alternatif: Managed Print Services (MPS)

Nah, kalau urusan printer ini terasa terlalu ribet untuk diurus sendiri, ada opsi Managed Print Services. Intinya: Anda nggak perlu beli printer, nggak perlu mikirin toner, nggak perlu pusing soal maintenance. Semua diurusin provider, Anda tinggal bayar per lembar cetak.

Keuntungannya:

• Biaya predictable: Anda tahu persis berapa rupiah per lembar, nggak ada kejutan biaya servis mendadak
• Printer selalu dalam kondisi prima: ada teknisi yang rutin maintain
• Konsolidasi otomatis: provider akan analisis kebutuhan Anda dan pasang jumlah printer yang tepat
• Fokus ke bisnis utama: tim IT Anda nggak perlu buang waktu urusin printer error

Banyak klien kami yang awalnya skeptis, tapi setelah 3 bulan pakai MPS, mereka heran sendiri kok dulu betah dengan setup yang boros.

Satu Hal yang Perlu Diingat

Printer itu alat bantu, bukan dekorasi. Kalau ada printer yang lebih sering idle daripada dipakai, atau lebih sering rusak daripada berfungsi, itu bukan aset. Itu beban.

Kantor yang efisien bukan kantor yang punya banyak printer. Tapi kantor yang punya printer yang tepat, di jumlah yang tepat, di tempat yang tepat.

Mau tahu berapa jumlah printer yang ideal untuk kantor Anda? Tim Newton siap bantu assessment gratis. Kami akan datang ke kantor Anda, audit infrastruktur cetak yang ada, dan kasih rekomendasi yang bikin pengeluaran printer Anda bisa hemat sampai 30-50%. Tanpa biaya, tanpa komitmen. Hubungi kami sekarang di 087 888 090 900 atau kunjungi newton.co.id.

📌 Artikel Terkait

• 7 Tanda Kantormu Udah Darurat Butuh Managed Print Services (Nomor 6 Paling Bikin Sadar!)
• Membuka Lapisan Biaya Print yang Selama Ini Dianggap Wajar
• Mengenal Print Audit dan Cara Tersembunyi Menghemat Biaya Kantor
• 4 Teknologi Printer Terbaru yang Rugi jika Kantor Kamu Tidak Menggunakannya
• Sewa Printer Murah di Jakarta Selatan

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ)

Sumber & Referensi

• HP Indonesia — Halaman dukungan & driver printer
• Canon Indonesia — Pusat dukungan