5 Kebiasaan Karyawan yang Bikin Biaya Printer Kantor Membengkak (Banyak yang Nggak Sadar!)

Lu pernah nggak sih liat tagihan operasional kantor akhir bulan dan mikir, “Kok gede banget ya biaya printer?” Padahal kalo dicek satu-satu, kelihatannya semua wajar. Nggak ada yang rusak parah, nggak beli printer baru, tapi kok biayanya terus meroket?

Kemungkinan besar masalahnya bukan di printernya, tapi di kebiasaan orang yang make printer itu sendiri. Tanpa sadar, karyawan di kantor lo punya kebiasaan sepele yang bikin biaya cetak membengkak 2-3 kali lipat dari yang seharusnya.

Gw udah ngeliat ini berkali-kali di berbagai perusahaan. Mulai startup kecil sampe korporasi gede. Dan yang bikin gemes: kebiasaan ini bisa dicegah kalo manajemen tahu cara ngatasinnya. Yuk, kita bedah satu-satu.

1. Ngeprint “Asal” Tanpa Mikir

Kebiasaan paling umum. Karyawan ngeprint dokumen yang sebenernya cukup dibaca di layar. Email panjang 10 halaman? Print. Artikel referensi? Print. Chat meeting notes? Print juga.

Coba lo hitung: kalo 1 karyawan ngeprint 20 lembar per hari yang “nggak penting” dengan biaya cetak Rp 250-500 per lembar, sebulan udah Rp 100.000 – 250.000 per orang. Kalo ada 30 karyawan dengan kebiasaan yang sama? Bisa Rp 3-7,5 juta per bulan cuma buat kertas yang berakhir di tempat sampah.

Gw pernah nemu kasus di perusahaan trading Jakarta. Pas diaudit, 60% dari total cetakan mereka adalah dokumen yang nggak pernah dibaca kedua kali. Cuma diprint 5 detik, ditaro di meja, akhirnya dibuang.

2. Setting Printer Ngawur

Karyawan ngeprint tanpa peduli setting-an. Default printer biasanya “Normal” atau “Best” — padahal buat dokumen internal, setting “Draft” atau “Eco” udah lebih dari cukup. Belum lagi soal layout. Banyak yang ngeprint 1 halaman 1 slide padahal isinya cuma 3 baris teks. Kalo diatur 2 atau 4 slide per halaman, hemat 50-75% kertas.

Contoh: Di kantor cabang di Bekasi, setelah gw bantu terapin default duplex (cetak bolak-balik) dan draft mode, pemakaian kertas turun 40% dalam 3 bulan. Kertas dari 10 rim per minggu jadi 6 rim. Dalam setahun, hemat Rp 12 juta cuma dari kertas. Belum tonernya.

3. Ngeprint Warna Padahal Cuma Buat Teks Biasa

Ini favorit gw. Ada aja orang yang ngeprint email hitam putih pake setting Color. Entah nggak sadar, atau setting default printernya emang warna. Padahal biaya cetak warna bisa 3-5 kali lebih mahal daripada hitam putih.

Gw kasih perbandingan simpel:

Bedanya? Rp 850.000 per bulan. Setahun Rp 10,2 juta — cuma dari setting ulang printer dan edukasi karyawan.

4. Diemin Aja Pas Printer Rusak Kecil

Classic banget. Printer mulai aneh — hasil bergaris, sering paper jam — bukannya dilaporin, karyawan milih diemin aja. “Ah, masih jalan kok.”

Masalahnya, printer yang rusak kecil kalo didiemin bisa ngerusak komponen lain. Head printer mampet: kalo dibersihin dari awal cuma Rp 100-200 ribu. Kalo dibiarin sampe kering total, ganti head baru bisa Rp 500 ribu – 1,5 juta. Belum lagi waktu kerja yang hilang karena karyawan ngantri nunggu printer.

5. Pake Kertas Sembarangan

Kedengerannya sepele, tapi pemilihan kertas itu penting. Banyak kantor beli kertas murah yang tipis atau lembab. Akibatnya? Sering nyangkut dan bikin printer macet. Setiap kali macet, ada 5-15 menit terbuang buat bersihin. Kalo sampe nyangkut di roller, teknisi harus bongkar mesin — biaya tambahan, waktu hilang, dan karyawan jadi males ngeprint pake printer itu.

Tips: pake kertas 70-80 gsm untuk printer laser. Jangan simpan kertas di tempat lembab. Kalo ada budget, pilih kertas anti-curl.

Gimana Cara Ngatasin Semua Ini?

Bukan cuma ngasih instruksi “tolong hemat ya”, tapi bikin sistem yang bikin hemat jadi otomatis:

• Set default printer ke duplex dan draft mode — langsung hemat 30-50%.
• Print warna harus ada approval — kecuali untuk presentasi client.
• Bikin kebijakan “think before you print” — pasang poster di dekat printer.
• Jadwalkan maintenance rutin — bukan nunggu rusak baru panggil teknisi.
• Audit pemakaian berkala — biar tahu divisi mana yang paling boros.

Kalo lo merasa ribet ngatur semua ini sendiri, banyak perusahaan ngalihkan urusan printer ke ahlinya lewat Managed Print Services (MPS). Dari maintenance, pengadaan toner, sampe monitoring pemakaian — semua dikelola vendor. Lo tinggal duduk manis, biaya cetak lo jadi lebih terprediksi dan terkontrol.

Yuk, Mulai Beresin Printer Kantor lo!

Nggak perlu nunggu tagihan bengkak baru nyesel. Dengan perubahan kecil di kebiasaan karyawan dan sistem yang bener, lo bisa menghemat puluhan juta rupiah per tahun. Dan kalo mau yang lebih praktis, percayain ke Newton.

Newton Teknologi siap bantu lo mengelola printer kantor dengan Managed Print Services yang udah terbukti bikin banyak perusahaan di Jakarta, Bekasi, Tangerang, dan Depok lebih hemat. Dapatkan assessment GRATIS untuk tahu seberapa besar potensi penghematan di kantor lo.

📞 Hubungi Newton: 087 888 090 900
atau kunjungi newton.co.id untuk info lebih lanjut.

Jangan biarin karyawan lo ngeprint uang setiap hari. Mulai dari sekarang! 😉

📌 Artikel Terkait

• Katakan Selamat Tinggal Pada Pemborosan Toner dengan Cara Ini
• Cara Mengelola Banyak Printer di Banyak Cabang
• Vendor Printer Terpercaya untuk Operasional Perusahaan
• Cetak Dokumen Legal dengan Aman: Tips untuk HR dan Legal Department
• Jika Fokusmu Masih Toner, Kamu Sedang Melewatkan Biaya Terbesar Printer

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ)

Sumber & Referensi

• Statista — Data biaya cetak bisnis
• HP Indonesia — Halaman dukungan & driver printer