Sewa Printer vs Beli: Kenapa Makin Banyak Perusahaan Pilih Managed Print Services

Beberapa tahun lalu, seorang klien datang ke kantor kami dengan setumpuk invoice. “Saya nggak ngerti,” katanya sambil geleng-geleng. “Tiap bulan beli toner beda-beda harganya, teknisi juga beda-beda tagihannya. Ini printer apa lubang duit?”

Dia bukan satu-satunya. Banyak perusahaan terjebak dalam situasi yang sama: punya printer sendiri tapi nggak pernah benar-benar tahu berapa total biaya yang keluar setiap bulan. Belum lagi waktu yang habis buat ngurusin printer rusak, nyari toner yang compatible, atau nungguin teknisi yang nggak datang-datang.

Makanya sekarang makin banyak perusahaan yang pindah haluan. Dari “punya printer sendiri” ke “pakai aja, urusan maintenance biar yang lain yang pusing.” Inilah yang disebut Managed Print Services (MPS).

Apa Sih Managed Print Services Itu?

Sederhananya: Anda pakai printer, kami yang urus sisanya.

Printer disediakan oleh penyedia MPS. Toner, tinta, spare part — semua include. Kalau rusak? Teknisi datang, betulin, nggak ada biaya tambahan. Kalau teknologi sudah ketinggalan? Tinggal ganti ke model terbaru tanpa keluar modal lagi.

Model pembayarannya juga simpel: bayar per lembar cetak. Ini yang disebut Cost Per Print (CPP). Jadi biaya printing sepenuhnya terprediksi — tinggal lihat berapa lembar yang dicetak bulan ini, kali tarif per lembar, beres.

“Tapi kan lebih murah beli printer sendiri?” Nggak selalu. Bahkan seringkali lebih mahal kalau dihitung total cost of ownership-nya. Nanti kita bahas di bawah.

Beli vs Sewa: Mana yang Lebih Masuk Akal?

Angka di atas bukan asal comot. Itu data dari assessment yang kami lakukan ke puluhan klien di Jabodetabek selama 2024-2025. Rata-rata penghematan klien kami berada di kisaran 25-35% dari total biaya printing tahunan.

Kenapa Perusahaan Sekarang Ramai-Ramai Pindah?

1. Biaya nggak bikin kaget lagi

Dulu saya punya klien — perusahaan logistik dengan 3 cabang di Jakarta, Bekasi, dan Tangerang. Tiap cabang beli toner sendiri-sendiri. Cabang Jakarta beli toner ori seharga 1,2 juta. Cabang Bekasi beli yang compatible 400 ribuan. Cabang Tangerang? Malah nggak beli-beli sampai printer mati total, baru panik.

Begitu pindah ke MPS: satu tagihan per bulan, satu tarif CPP, semua cabang sama. Nggak ada drama. “Sekarang saya tidur nyenyak,” kata si pemilik. Ya nggak segitunya juga sih, tapi Anda paham maksudnya.

2. Staf IT akhirnya bisa ngurusin yang penting

Coba tanya ke tim IT Anda. Berapa jam seminggu mereka habiskan buat ngurusin printer? Ganti toner, bersihin paper jam, reset network, install driver di laptop baru, panggil teknisi… Waktu yang seharusnya bisa dipakai untuk hal yang lebih strategis.

Dengan MPS, begitu ada masalah — tinggal telepon. Teknisi kami datang maksimal 4 jam untuk area Jabodetabek. Untuk Jakarta Pusat dan Selatan, biasanya di bawah 2 jam. Staf IT Anda? Kembali fokus ke keamanan jaringan, backup data, pengembangan sistem internal. Yang benar-benar penting.

3. Printer selalu update, tanpa keluar duit lagi

Ingat printer kantor Anda yang sekarang? Kapan terakhir ganti? Kalau lebih dari 4 tahun, besar kemungkinan teknologinya sudah ketinggalan. Printer baru sekarang bisa print bolak-balik otomatis, scan ke cloud langsung, bahkan detect dan block dokumen sensitif.

Di skema MPS, setiap 2-3 tahun Anda bisa ganti ke model terbaru. Bukan berarti printer lama nggak berfungsi — tapi kenapa pakai yang boros tinta dan lambat kalau bisa pakai yang lebih efisien dengan biaya yang sama?

4. Satu nomor telepon untuk semua cabang

Perusahaan dengan banyak cabang sering menghadapi kekacauan logistik: printer di Medan rusak, teknisi lokal susah dicari. Toner di Surabaya habis, vendor nggak respon. Akhirnya staf di sana beli sendiri, harganya beda, kualitasnya beda, dan laporan biayanya berantakan.

MPS menyatukan semua. Satu kontrak berlaku nasional. Butuh bantuan di cabang mana pun — satu telepon ke tim support kami, beres.

5. Data di printer nggak bocor

Fakta yang jarang orang tahu: printer modern punya hard drive di dalamnya. Setiap dokumen yang Anda print, scan, atau fotocopy — salinannya tersimpan di situ. Termasuk slip gaji. Termasuk kontrak rahasia. Termasuk dokumen tender.

Kalau printer dibuang atau dijual bekas begitu saja? Data itu bisa diambil siapa pun yang tahu caranya. Penyedia MPS profesional (termasuk Newton) punya prosedur penghapusan data sesuai standar keamanan. Printer yang kami tarik dari klien selalu melalui proses wipe sebelum masuk gudang.

Kata Mereka yang Sudah Pakai

“Sebelum pakai MPS, saya pikir ini cuma akal-akalan biar kita sewa terus. Ternyata setelah setahun, pengeluaran printing turun hampir 30%. Yang paling kerasa sih nggak ada lagi gangguan operasional gara-gara printer mati.”

— Andi P., Finance Manager, Perusahaan Logistik (Tangerang)

“Dulu 12 printer di 4 lantai, sekarang cukup 6 unit aja. Mereknya beda-beda, penempatannya lebih strategis. Staf IT saya akhirnya bisa bantu project ERP yang tertunda setahun.”

— Ratna S., IT Director, Perusahaan Manufaktur (Bekasi)

Kapan Waktu yang Tepat untuk Pindah?

Nggak perlu buru-buru kalau belum perlu. Tapi kalau beberapa hal di bawah ini terasa familiar, mungkin sudah waktunya:

• Biaya printing naik terus tapi Anda nggak bisa jelasin kenapa
• Tim IT Anda lebih sering ngurusin printer daripada infrastruktur
• Ada 5+ printer di kantor dengan berbagai merek — sebagian sering rusak, sebagian jarang dipakai
• Printer downtime sering terjadi di jam sibuk
• Punya cabang di beberapa kota dengan pengelolaan printer yang nggak seragam
• Belum ada kebijakan keamanan dokumen untuk perangkat printing

Cara Pilih Penyedia MPS yang Nggak Bikin Nyesel

Karena makin banyak yang nawarin jasa sewa printer, penting buat tahu bedanya penyedia yang serius sama yang asal comot. Beberapa hal yang perlu dicek:

• Response time: Tanya spesifik. Kalau rusak, berapa jam teknisi datang? Newton jamin 4 jam untuk Jabodetabek, 1×24 jam untuk luar Jawa. Jangan terima jawaban “secepatnya.”
• Stok spare part: Penyedia yang serius punya gudang sendiri. Kalau cuma ngandalin toko langganan, begitu barang langka — printer Anda nganggur.
• Brand yang ditawarkan: Kalau cuma nawarin satu merek, curiga. Bisa jadi mereka cuma jualan, bukan konsultan. Newton punya opsi dari HP, Canon, Epson, Brother, sampai Fuji Xerox — kami rekomendasikan yang paling cocok, bukan yang stoknya banyak.
• Transparansi: Semua biaya harus jelas di awal. Sewa device, CPP, biaya teknisi (harusnya nol), biaya upgrade. Kalau ada yang ngambang, minta hitam di atas putih.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ)

Gimana Mulainya?

Nggak perlu langsung komitmen. Tahap pertama selalu assessment gratis — tim kami datang ke kantor Anda, lihat armada printer yang ada, catat volume cetak bulanan, hitung biaya aktual saat ini. Dari situ kami kasih rekomendasi: apa yang perlu diganti, apa yang bisa dioptimasi, berapa potensi penghematannya.

Banyak klien yang kaget begitu lihat hasil assessment. “Saya nggak nyangka pengeluaran printing selama ini segitu,” kata mereka. Ya memang gitu. Biaya yang nggak dilacak selalu terasa lebih kecil dari aslinya.

Mau coba? Gratis, kok. Nggak ada kewajiban lanjut sewa.

Atau telepon langsung: 087 888 090 900 | Email: [email protected]

📌 Artikel Terkait

• Hal ini harus kamu ketahui saat ingin memilih tinta printer terbaik
• 5 Kebiasaan Karyawan yang Bikin Biaya Printer Kantor Membengkak (Banyak yang Nggak Sadar!)
• Printer Hemat Tinta untuk Kantor dan Bisnis: Mana yang Cocok?
• Sayangi Bumi, Beginilah Cara Menghemat Kertas di Kantor
• 4 Teknologi Printer Terbaru yang Rugi jika Kantor Kamu Tidak Menggunakannya

Sumber & Referensi

• ServiceNow — Field Service Management (konsep MPS)
• ISO 9001 — Standar sistem manajemen mutu