Istilah penting meliputi RMPV (Recommended Monthly Print Volume) untuk volume cetak bulanan yang direkomendasikan, PPM (Print Per Minute) untuk kecepatan cetak, CPM (Copy Per Minute) untuk kecepatan menyalin data, dan Media sizes supported untuk ukuran kertas yang didukung printer. Memahami istilah-istilah ini membantu Anda memilih printer yang sesuai dengan kebutuhan kantor.

Printer LaserJet (LJ) menggunakan toner atau serbuk dan banyak digunakan untuk mencetak dokumen di kantor dengan spesifikasi lebih besar dibanding jenis printer lainnya. Printer Dot Matrix menggunakan pita sebagai bahan cetak. MFP (Multi Function Printer) memiliki fungsi tambahan seperti scan, copy, dan fax selain mencetak. Masing-masing memiliki kelebihan tergantung kebutuhan cetak Anda.

Kode tersebut menunjukkan fitur tambahan printer: D = Duplex (cetak dua sisi otomatis), N = Network (dapat terhubung ke jaringan), W = Wireless (koneksi nirkabel), T = Tray (baki kertas tambahan), F = Faks, S = Stacker/Stapling (penyusun/penjepit kertas), dan DNE = Duplex, Network, Ekonomis. Kode ini biasa ditemukan di akhir seri nama printer.

Cartridge adalah tempat menyimpan tinta atau toner. Drum adalah part yang bertugas memindahkan gambar atau teks ke kertas. Mainboard adalah pusat pengatur antara driver (software) dan perangkat keras printer seperti cartridge, sensor, dan lainnya. Memahami spare part ini penting saat membeli printer bekas atau menghitung biaya perawatan jangka panjang.

Driver adalah software penghubung antara printer dan komputer. Tanpa driver yang sesuai, komputer tidak bisa mengenali printer sehingga perintah cetak tidak dapat dikirimkan. Setiap model printer dan sistem operasi membutuhkan driver yang spesifik, dan penting untuk selalu mendownload driver dari website resmi produsen printer untuk menghindari virus atau malware.