Kantor Kamu Masih Cetak Ratusan Lembar Tiap Hari? Tenang, Ini Bukan Hal yang Salah
Mari jujur sejenak. Seberapa sering kamu lihat tumpukan kertas di meja kerja yang akhirnya cuma jadi coretan atau — lebih parah lagi — langsung masuk tempat sampah? Atau dokumen yang dicetak full color, padahal cuma buat dibaca sendiri dan nggak pernah dipake lagi?
Tenang, kita semua pasti pernah ada di situasi itu. Masalahnya, kebiasaan cetak yang nggak terkontrol ini perlahan tapi pasti menggerogoti budget operasional kantor. Dan percaya atau nggak, mengurangi cetak itu bukan berarti harus jadi kantor tanpa kertas total (paperless) yang kayak mimpi. Yang kamu butuhin adalah strategi realistis yang justru bikin kerjaan makin efisien.
Yuk, kita bahas 5 cara yang udah terbukti bisa nurunin volume cetak kantor — tanpa drama, tanpa bikin karyawan protes.
1. Pasang Aturan Default: Double-Sided & Hitam Putih
Ini yang paling simpel tapi efeknya gila besarnya. Riset dari Gartner bilang, sekadar ngubah setting default printer jadi duplex (bolak-balik) dan hitam putih bisa nurunin konsumsi kertas sampai 30-40% dalam sebulan. Nggak perlu surat edaran, nggak perlu sosialisasi muluk — cukup setting sekali di IT, done.
Karyawan yang emang butuh warna atau cetak satu sisi tinggal ubah manual. Simpel kan? Tapi mayoritas kantor nggak ngelakuin ini cuma karena “udah dari sananya”. Coba cek printer kamu sekarang — udah duplex setting belum?
2. Bikin “Print Station” — Bukan Printer di Setiap Meja
Kebayang nggak, kamu punya 8 printer buat 30 orang? Itu mah bukan kantor, itu gudang printer. Salah satu artikel di blog ini udah bahas itu, dan intinya: makin banyak printer, makin banyak yang dicetak.
Kenapa? Karena akses yang terlalu mudah bikin orang cetak tanpa mikir. “Ah, cetak aja, kan printer di samping meja.” Solusinya: bikin 1-2 print station terpusat di lantai. Karyawan harus jalan dikit kalau mau cetak. Efeknya? Mereka jadi mikir dua kali: “Ini beneran perlu dicetak apa nggak, sih?”
Hasil studi dari Kyocera bahkan nyebut, sentralisasi printer bisa nurunin volume cetak sampai 25% dalam 3 bulan pertama. Lumayan banget, kan?
3. Ganti “Print This Email” dengan “Save to Cloud”
Ini musuh terbesar produktivitas dan efisiensi: kebiasaan cetak email. Kamu pasti pernah lihat — atau bahkan kamu sendiri — yang cetak email 5 halaman cuma karena ada lampiran yang harus dibaca. Padahal, itu bisa dibuka di laptop, tablet, atau HP.
Solusinya? Biasain pake digital workflow:
- Dokumen yang perlu ditandatangani → pake Google Docs / Microsoft Word Online atau DocuSign.
- Notulensi rapat → cukup pake Google Docs atau Notion.
- Laporan keuangan atau data → cukup screen atau pake Google Sheets.
Kelihatannya remeh, tapi dalam setahun, kebiasaan ini bisa nyelametin puluhan rim kertas per divisi. Kalau 1 rim kertas Rp50.000, dan kamu punya 5 divisi, udah Rp2,5 juta per tahun cuma dari kebiasaan kecil ini.
4. Terapkan Aturan “Kertas Bekas” untuk Dokumen Internal
Kedengerannya jadul, tapi ini cara paling ampuh ngurangin pemborosan. Di kantor Jepang, kebiasaan ini udah jadi budaya. Kertas yang udah dipake satu sisi dimanfaatin lagi buat print draft, internal memo, atau lampiran kerja.
Caranya:
- Siapin tray khusus di printer buat kertas bekas (kertas bekasnya ditumpuk rapi, bukan digeletakin).
- Setting di printer biar tray itu jadi default buat draft printing.
- Karyawan tinggal milih tray kalau butuh hasil cetak yang lebih rapi.
Hasil: 50% kertas yang tadinya kebuang bisa dipake lagi. Hitung sendiri berapa penghematan setahunnya.
5. Audit & Tracking: Karena What Gets Measured, Gets Managed
Ini yang paling penting. Kamu nggak akan pernah tahu seberapa boros cetak di kantor kamu kalau nggak ada datanya. Bayangin, kamu bisa tracking: siapa yang paling banyak cetak, divisi mana yang paling boros, dan apakah itu memang perlu atau nggak.
Solusi paling gampang? Pake sistem print tracking atau Managed Print Services (MPS) dari Newton. Dengan MPS, kamu dapet:
| Fitur | Manfaat |
|---|---|
| Print tracking otomatis | Tahu persis siapa cetak berapa, kapan, dan untuk apa |
| Report bulanan | Evaluasi tren cetak dan temukan titik boros |
| Follow-me print | Cetak cuma keluar kalau kamu tap ID card di printer — bye bye dokumen nggak diambil |
| Auto duplex & B/W default | Kebijakan hemat diterapin otomatis ke semua device |
Dengan data yang jelas, kamu bisa bikin kebijakan yang tepat sasaran. Bukan tebak-tebakan.
Kesimpulan: Nggak Perlu Jadi Kantor Paperless 100%
Realitanya, beberapa dokumen emang tetap perlu dicetak — kontrak legal, tanda tangan basah, atau brosur marketing. Nggak masalah. Yang penting, kamu punya strategi buat nurunin cetak yang nggak perlu dan mengoptimalkan yang memang harus dicetak.
Banyak perusahaan yang udah coba 5 langkah di atas dan berhasil nurunin biaya cetak sampai 30-40% dalam 6 bulan pertama. Bukan karena mereka jadi anti-kertas, tapi karena mereka lebih sadar dan punya sistem yang bener.
Butuh Bantuan Ngehemat Biaya Cetak Kantor?
Nah, kalau kamu udah baca sampai sini dan mulai mikir, “Kayaknya kantor gue juga perlu audit nih,” tenang aja. Newton bisa bantu kamu assessment gratis — kami dateng, audit printer kamu, kasih laporan lengkap, dan rekomendasi solusi yang pas. Nggak ada kewajiban, nggak ada pusing-pusing.
Hubungi kami di:
📞 087 888 090 900
✉️ [email protected]
Yuk, bikin cetak kantor kamu lebih efisien, tanpa drama.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ)
Apakah paperless office berarti tidak boleh mencetak sama sekali?
Tidak. Paperless office bukan berarti zero printing. Tujuannya adalah mengurangi cetak yang tidak perlu dan mengoptimalkan cetak yang memang harus dilakukan. Beberapa dokumen seperti kontrak legal, tanda tangan basah, atau brosur marketing tetap perlu dicetak. Yang penting adalah punya strategi realistis untuk menurunkan cetak yang tidak perlu, bukan menghilangkannya sama sekali.
Berapa besar penghematan yang bisa didapat hanya dengan mengubah setting default printer ke duplex dan hitam putih?
Menurut riset Gartner, sekadar mengubah setting default printer ke duplex (bolak-balik) dan hitam putih bisa menurunkan konsumsi kertas sampai 30-40% dalam sebulan. Caranya cukup diatur sekali oleh tim IT — tidak perlu surat edaran atau sosialisasi rumit. Karyawan yang memang butuh warna atau cetak satu sisi tinggal mengubah setting secara manual.
Apa itu print station dan bagaimana cara kerjanya mengurangi pemborosan cetak?
Print station adalah sentralisasi printer di 1-2 titik dalam satu lantai, bukan menaruh printer di setiap meja karyawan. Dengan cara ini, karyawan harus berjalan sedikit untuk mencetak, sehingga mereka berpikir dua kali apakah dokumen benar-benar perlu dicetak. Studi dari Kyocera menyebut sentralisasi printer bisa menurunkan volume cetak sampai 25% dalam 3 bulan pertama.
Bagaimana cara memanfaatkan kertas bekas di kantor?
Siapkan tray khusus di printer untuk kertas bekas (kertas yang sudah dipakai satu sisi). Set tray tersebut sebagai default untuk draft printing dan dokumen internal seperti memo atau lampiran kerja. Di kantor Jepang, kebiasaan ini sudah menjadi budaya dan hasilnya 50% kertas yang tadinya terbuang bisa dipakai kembali. Hitung sendiri berapa penghematan setahunnya.
Apa itu Managed Print Services (MPS) dan bagaimana membantu menghemat biaya cetak?
Managed Print Services (MPS) adalah layanan manajemen cetak terkelola yang menyediakan print tracking otomatis (tahu persis siapa cetak berapa, kapan, dan untuk apa), report bulanan untuk evaluasi tren cetak, fitur follow-me print (cetak hanya keluar saat ID card ditap di printer), serta penerapan kebijakan hemat secara otomatis seperti duplex dan hitam putih default ke semua perangkat. Dengan data yang jelas, perusahaan bisa membuat kebijakan yang tepat sasaran dan terbukti menurunkan biaya cetak 30-40% dalam 6 bulan.
087 888 090 900
