Di banyak perusahaan, pengendalian biaya operasional biasanya berfokus pada area besar seperti sumber daya manusia, logistik, dan infrastruktur teknologi. Namun ada satu komponen operasional yang sering luput dari perhatian manajemen: biaya printing kantor.

Aktivitas mencetak dokumen masih menjadi bagian penting dari operasional bisnis, terutama untuk kebutuhan administratif, laporan, dokumen legal, hingga materi presentasi. Meski terlihat sederhana, printing sebenarnya memiliki biaya yang kompleks dan sering kali tidak terlihat secara langsung.

Beberapa studi industri bahkan menunjukkan bahwa biaya printing dapat mencapai 1–3% dari total pendapatan perusahaan. Bagi organisasi berskala menengah hingga besar, angka ini bisa berarti pengeluaran yang sangat signifikan setiap tahunnya.

Ironisnya, sebagian besar perusahaan tidak memiliki sistem yang jelas untuk memonitor dan mengelola biaya tersebut.

Mengapa Biaya Printing Sering Tidak Terlihat?

Banyak organisasi menganggap printer hanya sebagai perangkat pendukung operasional. Selama printer masih bisa digunakan untuk mencetak dokumen, manajemen biasanya tidak melihatnya sebagai area yang perlu dioptimalkan.

Padahal di balik aktivitas mencetak sehari-hari terdapat berbagai komponen biaya yang tersembunyi.

Beberapa faktor yang membuat biaya printing sulit terlihat antara lain:

• Printer tersebar di berbagai departemen
• Penggunaan toner yang tidak terkontrol
• Tidak adanya monitoring volume cetak
• Maintenance dilakukan secara reaktif
• Tidak ada data penggunaan printer secara terpusat

Tanpa sistem monitoring yang jelas, perusahaan sering kali hanya melihat biaya printer dari pembelian perangkat atau toner saja. Padahal biaya sebenarnya jauh lebih luas dari itu.

Hidden Cost dalam Operasional Printing

Dalam banyak kasus, biaya terbesar dalam operasional printing justru berasal dari faktor-faktor yang tidak terlihat secara langsung.

Berikut beberapa komponen hidden cost printing yang umum terjadi di perusahaan.

1. Consumables yang Tidak Terkontrol

Toner dan cartridge merupakan komponen biaya terbesar dalam aktivitas printing. Tanpa sistem kontrol yang baik, penggunaan toner bisa menjadi tidak efisien.

Beberapa masalah yang sering terjadi:

• penggunaan toner tidak sesuai kebutuhan
• stok toner berlebih atau kekurangan
• penggunaan cartridge non-standar
• pembelian toner mendadak dengan harga tinggi

Dalam jangka panjang, biaya consumables ini dapat menyumbang lebih dari 50% total biaya operasional printer.

2. Downtime Printer

Printer yang sering bermasalah dapat menghambat produktivitas tim. Ketika printer tidak berfungsi, karyawan harus mencari printer lain atau menunda pekerjaan mereka.

Downtime printer sering terjadi karena:

• maintenance tidak terjadwal
• perangkat sudah terlalu tua
• konfigurasi jaringan tidak optimal
• keterlambatan teknisi

Meskipun terlihat kecil, downtime printer dapat berdampak pada produktivitas operasional perusahaan.

3. Waktu IT yang Terbuang

Di banyak perusahaan, tim IT sering kali harus menangani berbagai masalah printer seperti:

• koneksi printer
• error perangkat
• driver printer
• konfigurasi jaringan

Padahal tugas utama tim IT seharusnya berfokus pada pengembangan sistem dan keamanan teknologi perusahaan. Ketika waktu IT tersita untuk mengurus printer, perusahaan sebenarnya kehilangan sumber daya yang sangat berharga.

4. Printer yang Terlalu Banyak

Tanpa perencanaan infrastruktur yang tepat, perusahaan sering memiliki terlalu banyak printer.

Hal ini menyebabkan:

• biaya maintenance meningkat
• penggunaan printer tidak merata
• konsumsi listrik lebih tinggi
• biaya inventory meningkat

Optimalisasi jumlah dan penempatan printer sebenarnya dapat menghemat biaya operasional secara signifikan.

5. Tidak Ada Data Penggunaan Printer

Salah satu penyebab utama biaya printing tidak terkendali adalah ketiadaan data penggunaan printer.

Tanpa data yang jelas, perusahaan tidak dapat mengetahui:

• departemen mana yang mencetak paling banyak
• printer mana yang paling sering digunakan
• kapan toner perlu diganti
• apakah printer digunakan secara efisien

Tanpa visibilitas data, pengelolaan printing hanya bersifat reaktif, bukan strategis.

Mengubah Printing dari Beban Menjadi Sistem

Dalam beberapa tahun terakhir, banyak perusahaan mulai melihat printing sebagai bagian dari infrastruktur operasional yang perlu dikelola secara sistematis.

Pendekatan ini dikenal sebagai Managed Print Services (MPS).

Alih-alih hanya menyediakan perangkat printer, MPS menghadirkan sistem pengelolaan printing secara menyeluruh.

Pendekatan ini biasanya mencakup tiga elemen utama.

1. Visibility

Perusahaan dapat melihat penggunaan printer secara real-time melalui sistem monitoring.

Hal ini mencakup:

• volume cetak
• status perangkat
• penggunaan toner
• aktivitas printer

Dengan visibilitas data yang jelas, perusahaan dapat memahami pola penggunaan printing mereka.

2. Optimization

Setelah data penggunaan tersedia, langkah berikutnya adalah mengoptimalkan infrastruktur printer.

Optimalisasi ini dapat meliputi:

• pengurangan jumlah printer
• redistribusi perangkat
• peningkatan efisiensi penggunaan toner
• konfigurasi jaringan printer yang lebih baik

Hasilnya adalah sistem printing yang lebih efisien dan terkontrol.

2. Optimization

Setelah data penggunaan tersedia, langkah berikutnya adalah mengoptimalkan infrastruktur printer.

Optimalisasi ini dapat meliputi:

• pengurangan jumlah printer
• redistribusi perangkat
• peningkatan efisiensi penggunaan toner
• konfigurasi jaringan printer yang lebih baik

Hasilnya adalah sistem printing yang lebih efisien dan terkontrol.

Peran Managed Print Services dalam Efisiensi Operasional

Berbagai penelitian industri menunjukkan bahwa implementasi Managed Print Services dapat memberikan dampak signifikan terhadap efisiensi operasional perusahaan.

Beberapa manfaat yang sering diperoleh antara lain:

• pengurangan biaya printing hingga 20–30%
• visibilitas penggunaan printer secara menyeluruh
• downtime printer yang lebih rendah
• pengelolaan toner yang lebih efisien
• peningkatan produktivitas tim IT

Dengan sistem pengelolaan yang tepat, printing tidak lagi menjadi area operasional yang sulit dikontrol.

Solusi Pengelolaan Printing dari Newton

Sebagai penyedia solusi Office Print Solution, Newton menghadirkan pendekatan modern dalam mengelola infrastruktur printing perusahaan.

Melalui layanan Managed Print Services, Newton membantu perusahaan untuk:

• memonitor penggunaan printer secara real-time
• mengoptimalkan jumlah dan distribusi printer
• memastikan ketersediaan toner secara efisien
• menyediakan dukungan teknisi profesional
• menghadirkan laporan penggunaan printer berbasis data

Pendekatan ini memungkinkan perusahaan mengubah sistem printing yang sebelumnya reaktif menjadi infrastruktur operasional yang lebih terkontrol dan efisien.