Newton Managed Print Services membantu organisasi mengubah aktivitas printing dari beban operasional yang tidak terkelola menjadi sistem yang terkendali, andal, dan bernilai.

Di banyak organisasi, berbagai sistem operasional dikelola dengan pendekatan yang terstruktur.
Infrastruktur IT dipantau.
Biaya operasional dianalisis.
Proses bisnis dioptimalkan melalui berbagai sistem manajemen.

Namun ada satu area operasional yang sering berjalan tanpa pengelolaan yang jelas: sistem printing kantor.

Printer biasanya dianggap sebagai perangkat pendukung yang sederhana. Selama dokumen masih dapat dicetak, aktivitas operasional dianggap berjalan normal.

Padahal dalam praktiknya, lingkungan printing di banyak perusahaan berkembang tanpa perencanaan yang terpusat. Seiring waktu, kondisi ini dapat menciptakan sistem yang sulit dipantau, sulit dikontrol, dan tidak efisien.

Ketika Aktivitas Printing Tidak Dikelola

Dalam banyak perusahaan, printer bertambah berdasarkan kebutuhan jangka pendek.

Satu departemen membutuhkan printer tambahan.
Departemen lain membeli perangkat baru untuk kemudahan akses.
Beberapa printer diganti tanpa adanya evaluasi infrastruktur secara keseluruhan.

Dalam beberapa tahun, organisasi sering menghadapi kondisi seperti:

• jumlah printer yang tidak terkontrol
• perangkat tersebar di berbagai lokasi
• tidak adanya data penggunaan printer
• maintenance yang bersifat reaktif
• pengelolaan toner yang tidak terstruktur

Tanpa sistem pengelolaan yang jelas, aktivitas printing sering berjalan secara ad-hoc, tanpa visibilitas yang memadai.

Tantangan Operasional yang Sering Terjadi

Ketika sistem printing tidak dikelola secara terstruktur, beberapa tantangan operasional biasanya mulai muncul.

Minimnya Visibilitas Penggunaan Printer

Banyak organisasi tidak memiliki data yang jelas mengenai:

• volume cetak per departemen
• printer yang paling sering digunakan
• kebutuhan consumables
• pola penggunaan printer

Tanpa visibilitas ini, perusahaan sulit memahami bagaimana sistem printing sebenarnya berjalan.

Downtime yang Mengganggu Produktivitas

Printer yang mengalami gangguan dapat memperlambat berbagai aktivitas administratif dan operasional.

Ketika permasalahan terjadi, penanganan sering bersifat reaktif dan membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan.

Pengelolaan Consumables yang Tidak Efisien

Tanpa sistem monitoring yang jelas, penggunaan toner dan consumables lainnya sering tidak terkontrol.

Hal ini dapat menyebabkan:

• pemborosan penggunaan
• kekurangan stok secara mendadak
• pengadaan yang tidak terencana

Waktu IT yang Terbuang

Dalam banyak organisasi, tim IT sering harus menangani berbagai masalah printer yang sebenarnya bukan merupakan fokus utama pekerjaan mereka.

Tanpa sistem pengelolaan yang tepat, printer dapat menjadi salah satu sumber gangguan operasional yang berulang.

Pendekatan Baru dalam Mengelola Printing

Semakin banyak organisasi mulai menyadari bahwa printing bukan hanya sekadar perangkat, tetapi bagian dari infrastruktur operasional yang perlu dikelola secara sistematis.

Pendekatan ini melibatkan beberapa prinsip penting.

Visibilitas Sistem

Perusahaan perlu memiliki akses terhadap data penggunaan printer secara menyeluruh.

Dengan data yang jelas, organisasi dapat memahami bagaimana perangkat digunakan dan di mana efisiensi dapat ditingkatkan.

Pengelolaan Infrastruktur

Jumlah perangkat, distribusi printer, serta kebutuhan operasional perlu dianalisis agar sistem printing dapat berjalan secara optimal.

Monitoring Proaktif

Dengan sistem monitoring yang tepat, potensi gangguan dapat dideteksi lebih awal sehingga dapat diselesaikan sebelum mengganggu aktivitas operasional.

Bagaimana Newton Managed Print Services Bekerja

Newton Managed Print Services dirancang untuk membantu organisasi mengelola sistem printing mereka secara lebih terstruktur.

Pendekatan ini mencakup beberapa elemen utama.

Monitoring Perangkat Secara Real-Time

Status printer dapat dipantau secara berkelanjutan untuk memastikan perangkat beroperasi dengan optimal.

Pengelolaan Consumables yang Lebih Efisien

Penggunaan toner dan consumables dapat dipantau sehingga pengadaan dapat dilakukan secara lebih terencana.

Dukungan Teknis Profesional

Newton menyediakan dukungan teknisi untuk memastikan gangguan operasional dapat ditangani dengan cepat.

Laporan Operasional Berbasis Data

Perusahaan dapat memperoleh laporan penggunaan printer untuk memahami pola penggunaan serta potensi peningkatan efisiensi.

Mengubah Printing Menjadi Sistem yang Bernilai

Dengan pendekatan yang tepat, sistem printing tidak lagi menjadi beban operasional yang sulit dikontrol.

Sebaliknya, printing dapat menjadi bagian dari sistem operasional yang:

• lebih transparan
• lebih efisien
• lebih andal
• lebih mudah dikelola

Dengan visibilitas dan pengelolaan yang tepat, organisasi dapat menjalankan aktivitas printing secara lebih terstruktur dan terkendali.

Newton menyediakan Print Infrastructure Assessment untuk membantu memahami kondisi lingkungan printing saat ini.

Dengan pendekatan berbasis data dan monitoring yang tepat, aktivitas printing dapat dikelola secara lebih efisien dan strategis.

Hubungi : 087 888 090 900  |   [email protected]