Sebelum sewa printer, ada beberapa pertanyaan penting yang wajib diajukan agar perusahaan tidak terjebak biaya tersembunyi atau layanan yang setengah-setengah.
Sewa Printer untuk kebutuhan bisnis bukan sekadar meminjam mesin. Di dalamnya ada aspek:
- Maintenance
- Supply toner & sparepart
- SLA (Service Level Agreement)
- Monitoring penggunaan
- Dukungan teknis berkelanjutan
Tanpa pertanyaan yang tepat di awal, kontrak bisa berubah dari solusi menjadi beban.
- Apa Saja yang Termasuk dalam Biaya Bulanan?
Pertanyaan ini terlihat sederhana, tapi sering terlewat.
Pastikan Anda menanyakan secara jelas:
- Apakah toner sudah termasuk?
- Bagaimana dengan sparepart & servis berkala?
- Apakah ada biaya tambahan jika terjadi kerusakan?
- Bagaimana Skema Maintenance dan Response Time?
Downtime printer = pekerjaan terhambat.
Tanyakan:
- Berapa waktu respon teknisi jika printer bermasalah?
- Apakah ada SLA tertulis?
- Apakah perbaikan bersifat reaktif atau preventif?
Vendor profesional tidak hanya datang saat rusak, tapi juga mencegah kerusakan sebelum terjadi.
- Apakah Kontrak Fleksibel dengan Perkembangan Bisnis?
Bisnis bersifat dinamis. Jumlah karyawan, volume cetak, dan kebutuhan kantor bisa berubah.
Hal yang perlu diklarifikasi:
- Apakah bisa upgrade atau downgrade mesin?
- Bagaimana jika lokasi kantor bertambah?
- Apakah kontrak bisa disesuaikan tanpa penalti besar?
Printer rental yang baik harus mengikuti pertumbuhan bisnis, bukan menguncinya.
- Apakah Ada Batasan Volume Cetak?
Beberapa kontrak printer rental menetapkan batas cetak tertentu.
Pastikan Anda memahami:
- Apakah ada kuota halaman?
- Bagaimana jika melebihi batas?
- Apakah biayanya transparan dan masuk akal?
Dengan monitoring usage, perusahaan bisa mengontrol biaya tanpa menebak-nebak.
- Siapa yang Bertanggung Jawab Jika Printer Bermasalah?
Pertanyaan krusial yang sering diabaikan.
Tanyakan secara eksplisit:
- Apakah perusahaan harus mengurus sendiri jika printer rusak?
- Apakah disediakan unit pengganti?
- Siapa PIC yang bisa dihubungi?
Dalam Managed Print Service, vendor seharusnya mengambil alih seluruh kerumitan teknis, bukan melemparkannya kembali ke klien.
- Apakah Ada Transparansi Laporan dan Monitoring?
Vendor modern tidak hanya menyediakan mesin, tapi juga data.
Hal yang ideal:
- Laporan penggunaan bulanan
- Insight efisiensi cetak
- Rekomendasi optimasi
Ini membantu perusahaan mengambil keputusan berbasis data, bukan asumsi.
Kesalahan Umum Saat Menandatangani Kontrak Printer Rental
Beberapa kesalahan yang sering terjadi:
- Fokus ke harga murah, bukan total value
- Tidak membaca detail SLA
- Mengabaikan fleksibilitas kontrak
- Menganggap printer urusan kecil
Padahal, printer adalah bagian dari infrastruktur operasional harian.
FAQ – Pertanyaan Umum Seputar Kontrak Printer Rental
Ya. Justru perusahaan menengah paling diuntungkan karena bisa menghindari CAPEX besar dan tetap mendapatkan layanan profesional.
Bisa, selama vendor menyediakan model layanan yang fleksibel dan berbasis kebutuhan bisnis.
Karena lebih predictable secara biaya, minim risiko downtime, dan membebaskan tim internal dari urusan teknis.
Pelajari solusi kami atau konsultasikan kebutuhan printer kantor Anda bersama tim Newton hari ini.
HP/WA: 087 888 090 900 | Email: solution@newton.co.id
087 888 090 900
