Studi Kasus: NEWTON Membantu Bank X Menghemat Biaya Cetak 20%

Ketika sebuah bank cabang dengan ±200 karyawan mendatangi Newton, mereka bilang satu hal: “biaya cetak kami tidak terkontrol.” Setelah audit menyeluruh, ternyata total biaya cetak mereka mencapai ±Rp 85 juta per tahun — dan sebagian besar pemborosan tidak terlihat karena tidak ada pemantauan.

Lewat penerapan Managed Print Services (MPS), Newton berhasil menekan biaya cetak bank tersebut hingga 20% dalam tahun pertama. Berikut studi kasus lengkapnya — bagaimana audit, restrukturisasi perangkat, dan pemantauan bisa menghemat biaya operasional signifikan.

Ringkasan Hasil

• Total biaya cetak sebelum: ±Rp 85 juta/tahun
• Total biaya cetak setelah: ±Rp 68 juta/tahun
• Penghematan: ±Rp 17 juta/tahun (20%)
• Perangkat dioptimasi: dari 28 unit menjadi 18 unit

Latar Belakang Bank “X”

Bank X adalah bank retail dengan satu kantor pusat dan beberapa cabang, total ±200 karyawan aktif. Sebelum bekerja sama dengan Newton, mereka memiliki:

• 28 unit printer (campuran laser & inkjet) yang tersebar tanpa pola.
• Tidak ada catatan resmi berapa lembar setiap divisi mencetak.
• Pembelian toner dan kerta dilakukan per divisi secara terpisah, tanpa standarisasi.
• Banyak printer lama dengan biaya perawatan tinggi dan konsumsi daya besar.

Proses: 3 Langkah Audit Newton

Langkah 1: Audit Infrastruktur Cetak

Tim Newton memetakan seluruh perangkat, volume cetak per divisi, serta biaya toner, servis, dan listrik. Hasil audit menunjukkan ±40% printer hanya dipakai di bawah 10% kapasitasnya, sementara divisi lain kekurangan kapasitas.

Langkah 2: Restrukturisasi Perangkat

Dari 28 unit, tim Newton merekomendasikan optimalisasi menjadi 18 unit yang ditempatkan sesuai kebutuhan nyata tiap divisi. Printer multifungsi menggantikan beberapa unit single-function, mengurangi jumlah mesin sekaligus konsumsi listrik.

Langkah 3: Penerapan Pemantauan & Standarisasi

Newton menerapkan sistem pemantauan pemakaian per divisi, standarisasi toner, dan kebijakan cetak (misal default duplex / dua sisi). Dengan data yang transparan, manajemen bisa melihat di mana pemborosan terjadi dan mengambil keputusan berbasis angka.

Hasil Setelah 12 Bulan

Selain penghematan langsung, bank juga mendapat manfaat lain: karyawan tidak lagi kebingungan mencari printer, downtime printer berkurang drastis, dan biaya servis tidak lagi muncul sebagai biaya kejutan.

Kenapa Skema MPS Berhasil?

Keberhasilan studi kasus ini bukan hanya karena mengganti printer, tetapi karena pendekatan berbasis data:

• Audit dulu, bukan tebak-tebakan — keputusan didasarkan data pemakaian nyata.
• Satu biaya bulanan — toner, servis, perawatan termasuk, tidak ada biaya kejutan.
• Pemantauan transparan — manajemen selalu tahu siapa mencetak berapa, kapan, dan berapa biayanya.
• Efisiensi energi — lebih sedikit perangkat = lebih hemat listrik.

FAQ — Managed Print Services untuk Bisnis

Berapa banyak yang bisa dihemat dengan MPS?

Tergantung kondisi awal. Pada studi kasus bank di atas, penghematan mencapai 20% di tahun pertama. Umumnya perusahaan menghemat 15–40% setelah audit dan restrukturisasi infrastruktur cetak.

Apakah MPS cocok untuk bisnis kecil?

Cocok. Skema MPS fleksibel — Newton menyesuaikan dengan volume dan kebutuhan. Bahkan kantor dengan 10–15 karyawan bisa mendapat keuntungan dari biaya bulanan yang lebih terprediksi.

Perangkat printer masih bisa dipakai seperti biasa?

Tentu. Model MPS Newton memastikan perangkat yang dipasang sesuai kebutuhan divisi, dipantau, dirawat, dan dicadangkan sehingga operasional tidak terganggu.

Kesimpulan

Studi kasus bank di atas menunjukkan bahwa biaya cetak yang “tidak terlihat” sering menjadi sumber pemborosan terbesar perusahaan. Dengan audit berbasis data dan pendekatan Managed Print Services, Newton membantu perusahaan menghemat biaya operasional signifikan — mulai dari 20% di tahun pertama.

Ingin audit kebutuhan cetak gratis untuk perusahaan Anda? Unduh Company Profile Newton atau jadwalkan konsultasi kami hari ini.

Sumber & Referensi

• Statista — Data biaya cetak bisnis global
• Canon Indonesia — Solusi manajemen cetak untuk bisnis