Sebelum masuk ke langkah-langkahnya, kita samakan persepsi dulu. MPS itu bukan sekadar “sewa printer” atau “langganan toner”. Ini adalah sistem pengelolaan cetak yang terintegrasi. Dalam MPS, seluruh infrastruktur cetak — printer, fotocopy, scanner, fax — dikelola oleh satu vendor yang bertanggung jawab penuh atas:

Monitoring dan maintenance rutin
Suplai toner dan spare parts
Perbaikan dan penggantian unit rusak
Pelaporan biaya cetak secara periodik
Konsolidasi perangkat untuk efisiensi maksimal

Menurut riset dari Quocirca, pasar MPS global diperkirakan tumbuh hingga 125 miliar dolar AS pada 2028. Artinya, semakin banyak perusahaan yang sadar kalau urusan cetak itu strategis, bukan cuma teknis. Di Indonesia sendiri, adopsi MPS sudah mulai marak di perusahaan menengah ke atas, terutama yang punya banyak cabang dan volume cetak tinggi.

Langkah 1: Assessment Awal — Audit Infrastruktur Cetak yang Ada

Ini langkah paling fundamental yang justru sering dilewati. Banyak perusahaan langsung minta “dikasih paket MPS” tanpa tahu apa yang mereka punya saat ini. Padahal, data assessment adalah fondasi seluruh implementasi. Tanpa data yang akurat, rekomendasi yang diberikan pun bisa meleset dan hasilnya tidak optimal.

Apa yang perlu diaudit?

Jumlah dan jenis printer — termasuk printer yang jarang dipakai tapi masih nyantol di listrik dan mengonsumsi daya
Volume cetak bulanan per perangkat — penting untuk menentukan kapasitas yang dibutuhkan dan mengidentifikasi printer yang over- atau under-utilized
Biaya operasional saat ini — toner, kertas, listrik, maintenance, dan waktu SDM yang terpakai untuk ngurus printer
Pola penggunaan — divisi mana yang paling banyak cetak, jenis dokumen apa, warna atau hitam putih, dan apakah ada pencetakan yang sebenarnya tidak perlu
Kondisi jaringan — apakah printer sudah terhubung ke jaringan kantor dengan baik atau masih pindah-pindah pakai USB?

Dari audit ini, kamu akan dapat gambaran jelas: apakah kantor kamu over-provisioned (kebanyakan printer), under-utilized (printer jarang dipakai), atau keduanya. Data ini yang jadi dasar rekomendasi solusi MPS yang tepat sasaran.

Langkah 2: Tentukan Tujuan dan KPI yang Jelas

MPS bukan solusi “satu ukuran untuk semua”. Setiap perusahaan punya tujuan yang berbeda-beda. Sebelum lanjut ke tahap berikutnya, kamu dan tim perlu menjawab beberapa pertanyaan penting ini dengan jujur:

Target penghematan biaya berapa persen? (biasanya 20-40% untuk perusahaan yang belum menerapkan sistem pengelolaan cetak)
Apakah prioritas utama adalah penghematan biaya, kemudahan operasional, atau keamanan dokumen?
Berapa lama target waktu implementasi yang realistis?
Siapa saja stakeholder yang perlu dilibatkan dan siapa yang akan jadi decision maker?

KPI utama yang umum dipakai dalam MPS meliputi: cost per print (CPP), volume cetak per karyawan, jumlah downtime printer per bulan, dan persentase cetak warna vs hitam putih. Dengan KPI yang terukur, kamu bisa mengevaluasi secara objektif apakah MPS benar-benar memberikan hasil yang diharapkan.

Langkah 3: Konsolidasi Perangkat — Kurangi Jumlah Printer yang Tidak Perlu

Ini langkah yang langsung terasa dampaknya di bulan pertama. Setelah audit, biasanya ditemukan fakta mengejutkan: banyak kantor punya 2-3 kali lipat lebih banyak printer dari yang sebenarnya dibutuhkan. Fenomena ini terjadi karena setiap divisi merasa perlu punya printer sendiri, atau karena printer lama tidak pernah dibuang saat membeli yang baru.

Contoh nyata dari pengalaman Newton: Kantor dengan 30 karyawan biasanya cukup dengan 2 printer multifungsi yang ditempatkan secara strategis di area publik. Tapi banyak kantor malah punya 6-8 printer — termasuk printer pribadi di meja manager, printer divisi, dan printer lama yang “sayang dibuang”. Padahal, 1 printer multifungsi kelas menengah bisa menangani 2.000-5.000 lembar per bulan dengan mudah.

Apa efek dari konsolidasi ini?

Biaya toner turun drastis karena tidak perlu stok untuk 8 printer berbeda
Biaya listrik turun karena lebih sedikit printer yang menyala
Biaya maintenance lebih rendah karena jumlah perangkat yang dirawat lebih sedikit
Karyawan jadi lebih disiplin — jalan 10 meter ke printer bersama bukanlah masalah besar

Dalam studi kasus Newton, konsolidasi dari 8 printer menjadi 2 printer multifungsi bisa menghemat hingga Rp 23 juta per tahun untuk kantor skala 30 orang. Untuk referensi lebih lanjut tentang berbagai tipe printer dan spesifikasinya, kamu bisa cek halaman printer Canon Indonesia.

Langkah 4: Tentukan Model Kontrak MPS yang Tepat

Nah, ini bagian yang butuh ketelitian ekstra. Model kontrak MPS tidak cuma satu jenis. Beberapa model yang umum ditawarkan oleh vendor MPS:

Cost-per-Print (CPP) — Anda bayar per lembar cetak. Cocok untuk perusahaan dengan volume cetak yang stabil dan bisa diprediksi. Keunggulannya: transparan, tidak ada biaya tetap, dan Anda hanya membayar sesuai pemakaian.

All-inclusive — Satu tagihan bulanan yang sudah mencakup semuanya: printer, toner, service, dan maintenance. Cocok untuk perusahaan yang ingin kemudahan administrasi tanpa kejutan biaya di tengah bulan.

Managed-only — Untuk perusahaan yang sudah memiliki printer sendiri dan hanya butuh jasa pengelolaan dan maintenance. Biayanya lebih rendah karena tidak termasuk sewa perangkat.

Hybrid — Kombinasi dari beberapa model. Misalnya, sewa printer untuk lantai utama dan managed-only untuk printer eksisting di lantai lain.

Yang paling penting: pastikan kontrak mencakup SLA (Service Level Agreement) yang jelas. Ini termasuk waktu respons teknisi (idealnya 4 jam untuk masalah kritis), ketersediaan spare part, dan prosedur penggantian unit jika printer butuh perbaikan lebih dari 1×24 jam.

Langkah 5: Instalasi dan Konfigurasi Sistem

Setelah kontrak ditandatangani, saatnya eksekusi di lapangan. Tim vendor akan melakukan serangkaian pekerjaan teknis:

Mengganti atau menginstal printer sesuai hasil konsolidasi
Mengkonfigurasi jaringan agar semua printer terhubung dan bisa diakses dari semua divisi
Memasang software monitoring untuk tracking pemakaian secara real-time
Menyiapkan sistem autentikasi — bisa berupa PIN, kartu akses, atau ID karyawan — untuk mencegah penyalahgunaan
Mengatur default setting: duplex otomatis untuk semua dokumen, grayscale untuk dokumen internal, dan batasan cetak warna per pengguna

Proses instalasi biasanya memakan waktu 2-5 hari kerja tergantung skala dan kompleksitas kantor. Pastikan ada koordinator dari internal perusahaan yang menjadi titik kontak utama dengan vendor MPS selama proses ini berlangsung.

Langkah 6: Sosialisasi dan Pelatihan Karyawan (Nomor 6 Paling Sering Dilewatkan!)

Ini dia langkah paling krusial tapi paling sering dilupakan dalam implementasi MPS. Banyak perusahaan berpikir “udah tinggal pakai aja, toh karyawan sudah biasa dengan printer”. Padahal, perubahan sistem — terutama yang menyangkut kebiasaan sehari-hari — selalu membutuhkan adaptasi dan sosialisasi yang baik.

Kenapa sosialisasi itu penting?

Karyawan perlu tahu kenapa perubahan ini dilakukan — kalau tidak dikasih tahu alasannya, mereka akan resisten dan cenderung kembali ke cara lama
Cara baru seperti menggunakan PIN untuk mencetak atau mengambil dokumen di printer bersama butuh waktu untuk menjadi kebiasaan
Kebijakan cetak baru — default duplex, larangan cetak warna untuk dokumen internal, pembatasan cetak pribadi — perlu dikomunikasikan dengan jelas
Feedback dari karyawan di minggu-minggu pertama sangat berharga untuk fine-tuning sistem

Cara sosialisasi yang efektif menurut pengalaman Newton: lakukan briefing singkat di meeting divisi masing-masing, tempel poster atau panduan singkat di dekat printer, kirim email blast ke seluruh karyawan berisi penjelasan dan FAQ, dan sediakan pendampingan dari teknisi atau perwakilan vendor selama 1-2 minggu pertama.

Kantor yang melakukan sosialisasi dengan baik biasanya mencapai target penghematan 2-3 bulan lebih cepat. Soal “kecil” ini ternyata bedanya besar di hasil akhir. Kalau printer mengalami masalah teknis ringan seperti macet atau bergaris, kamu bisa lihat panduan perbaikan di WikiHow: Cara Membersihkan Printer untuk perawatan dasar.

Langkah 7: Monitoring dan Evaluasi Berkala

Implementasi MPS bukanlah proses “set and forget”. Evaluasi rutin diperlukan untuk memastikan sistem berjalan sesuai target yang sudah ditetapkan. Idealnya, laporan biaya cetak dan analisis penggunaan dikirimkan setiap bulan, dengan review bersama antara perusahaan dan vendor setiap kuartal.

Apa saja yang perlu dimonitor secara berkala?

Cost per print (CPP) — apakah sudah sesuai dengan target yang disepakati di awal?
Volume cetak — apakah ada lonjakan atau penurunan yang signifikan dan perlu diinvestigasi?
Downtime — berapa kali printer mengalami masalah dan berapa lama waktu perbaikannya?
Kepatuhan kebijakan — apakah karyawan masih sering mencetak warna untuk dokumen internal yang seharusnya hitam putih?
Tingkat kepuasan user — apakah pengguna puas dengan ketersediaan dan kualitas cetak?

Dengan data monitoring ini, kamu bisa melakukan fine-tuning secara berkala. Misalnya, menambah kapasitas printer di lantai tertentu jika volume cetaknya tinggi, atau justru mengurangi alokasi jika ada printer yang under-utilized.

Langkah 8: Evaluasi Tahunan dan Perencanaan Ulang

Setelah satu tahun berjalan, lakukan evaluasi besar-besaran. Bandingkan biaya cetak sebelum dan sesudah MPS — apakah target penghematan tercapai? Apakah ada area yang masih bisa dioptimalkan? Evaluasi tahunan juga waktu yang tepat untuk:

Review kontrak — apakah model CPP masih paling sesuai atau perlu beralih ke model lain?
Update hardware — apakah printer yang digunakan masih efisien atau sudah saatnya di-upgrade ke model yang lebih hemat?
Penyesuaian kebijakan — misalnya menaikkan kuota cetak untuk divisi tertentu yang memang membutuhkan lebih banyak
Ekspansi — jika perusahaan bertambah besar, apakah infrastruktur MPS saat ini masih memadai?

Evaluasi tahunan memastikan bahwa MPS terus memberikan nilai optimal seiring perkembangan bisnis kamu.

FAQ Seputar Implementasi Managed Print Services

1. Berapa lama waktu implementasi MPS untuk kantor skala menengah?

Untuk kantor dengan 30-100 karyawan, implementasi MPS biasanya memakan waktu 1-2 minggu untuk assessment dan konsolidasi, lalu 2-5 hari untuk instalasi dan konfigurasi. Total waktu dari tanda tangan kontrak hingga operasional penuh sekitar 3-4 minggu, tergantung kompleksitas infrastruktur yang ada.

2. Apakah semua printer harus diganti saat beralih ke MPS?

Tidak selalu. Banyak vendor MPS seperti Newton yang bisa mengelola printer eksisting milik perusahaan. Printer yang masih layak dan efisien bisa tetap dipakai dengan skema managed-only. Pengecualian untuk printer yang sudah berusia 5 tahun atau lebih karena biasanya boros listrik, sering rusak, dan biaya perawatannya sudah tidak ekonomis.

3. Bagaimana cara memastikan vendor MPS memberikan harga yang kompetitif?

Minta perbandingan dari minimal 3 vendor berbeda. Tapi jangan hanya melihat harga per lembar — perhatikan juga cakupan SLA, jam layanan, ketersediaan spare part, dan reputasi vendor di industri. Jangan lupa tanyakan biaya tambahan seperti instalasi, pelatihan, dan biaya terminasi dini jika suatu saat ingin berhenti.

4. Apakah MPS cocok untuk startup yang cuma punya 1-2 printer?

Untuk skala kecil dengan 1-2 printer dan volume cetak di bawah 1.000 lembar per bulan, MPS mungkin belum memberikan nilai ekonomis yang signifikan dibanding beli printer sendiri. Tapi kalau startup kamu sudah memiliki 3 printer atau lebih, atau volume cetak sudah di atas 2.000 lembar per bulan, MPS mulai terlihat manfaatnya dari sisi penghematan dan kemudahan operasional.

5. Apa yang terjadi jika vendor MPS tidak memenuhi SLA yang dijanjikan?

Ini penting untuk diatur sejak awal dalam kontrak. Pastikan ada mekanisme penalty atau kompensasi jika SLA tidak terpenuhi — misalnya diskon tagihan otomatis jika teknisi tidak datang dalam waktu yang dijanjikan. Juga pastikan ada opsi terminasi dini dengan syarat yang wajar, sehingga Anda tidak terjebak dalam kontrak yang tidak memuaskan.

Kesimpulan

Managed Print Services bukanlah sekadar “ganti cara bayar toner” atau “sewa printer biar praktis”. Ini adalah transformasi fundamental dalam cara perusahaan mengelola salah satu operational cost yang paling under-estimated selama ini. Dengan mengikuti 8 langkah di atas — dari assessment yang akurat hingga evaluasi tahunan yang terstruktur — kamu bisa memastikan implementasi MPS berjalan mulus, target penghematan tercapai, dan operasional kantor tetap lancar tanpa drama.

Yang paling penting: jangan pernah lewatkan langkah nomor 6 — sosialisasi dan pelatihan karyawan. Karena sebagus apapun sistem yang kamu terapkan, tanpa dukungan dan pemahaman dari pengguna, hasilnya tidak akan optimal. Investasi waktu seminggu untuk sosialisasi bisa menghemat waktu 3 bulan koreksi di kemudian hari.

Kalau kamu ingin mulai dengan langkah pertama — audit infrastruktur cetak kantor secara gratis tanpa komitmen — tim Newton siap membantu. Kami sudah mendampingi lebih dari 500 perusahaan di Indonesia untuk mengoptimalkan biaya cetak mereka, dari startup hingga korporasi multi-cabang. Kunjungi halaman layanan MPS Newton atau baca panduan lengkap menghitung cost per print untuk informasi lebih detail. Kamu juga bisa download panduan MPS gratis kami di halaman download.